【電子發票申請懶人包】申請4步驟、加值中心挑選重點及推薦

2020-11-24

電子發票系統
隨著商業經營模式數位化,電子發票系統成為企業經營的重要關鍵,除了更方便財務管理之外,還能降低人工作業的錯誤率,但電子發票申請該怎麼做?又該如何建置電子發票系統?接下來,跟著本文整理的電子發票申請4步驟、電子發票加值中心挑選重點及推薦,建立完善的電子發票系統。
 

認識電子發票|電子發票有什麼好處?

以網路傳輸、紀錄及儲存的統一發票即稱為電子發票,店家會在消費行為發生後的48小時內,將發票資料上傳到財政部,消費者可以透過實體發票上的條碼或發票載具,查詢及管理發票。使用電子發票的店家可以整合服務平台、POS系統等功能,進行客戶、商品及訂單管理的優化,還能節省紙張成本並達到環保效益;對消費者來說,除了可以省去整理實體發票的麻煩,還能結合記帳功能,並提升發票兌獎的便利性。

(想了解更多電子發票相關資訊,請參考:ECFIT|電子發票基礎認識

電子發票系統如何申請?4步驟建置電子發票系統

無論是B2B或B2C的銷售模式,電子發票系統都能提升管理及銷售的效率,但究竟該如何申請電子發票系統?本文為你整理了4大步驟,幫助你快速了解電子發票系統申請辦法。

1.準備工商憑證

電子發票的開立、註銷、授權加值中心等動作,都需要工商憑證才能使用,因此申請電子發票系統前一定要先準備好工商憑證。工商憑證通常會在公司立案時合併申請,但沒有申請也沒關係,只要向經濟部工商憑證管理中心提出申請即可。

2.挑選電子發票加值中心或自建系統

準備好工商憑證後,通常會挑選電子發票加值中心協助設置相關的軟體,並處理電子發票資料上傳的工作,但如果公司擁有專業的資訊技術人才,也能自行建立電子發票傳輸系統,但要特別注意,建立系統時需要取得財政部財政資訊中心的授權才能執行。此外,自行建置系統還需要考慮以下2點:

  • 手機條碼及捐贈碼需要透過API線上驗證,才能確保條碼真實存在。
  • 如果公司設有會員機制,必須向電子發票整合服務平台申請會員載具。

3.申請電子發票字軌

申請字軌前一定要先搞清楚受理機關,通常是公司所在地的稽徵機關營業稅或銷售稅課,向正確的受理機關提出申請才能節省辦理的時間。確認受理機關之後到財政部稅務入口網下載申請書,填好表格並準備相關文件即可提出申請,本文以申請B2C發票開立資格的文件準備,為你說明所需文件(擁有B2C發票開立資格就能開立B2B發票):

  • 字軌號碼申請書(一組包含50張發票字軌號碼)
  • 使用電子發票承諾書
  • 電子發票開立系統自行檢測表
  • 電子發票證明聯採用感熱紙切結書
  • 總機構代其他固定營業場所申請電子發票字軌號碼明細總表
  • 委託加值服務中心事務委任書
  • 銷貨、進貨、退貨或折讓等證明單樣張(使用感熱紙列印發票才需要準備)
  • 第三方公正檢驗機關出具檢測報告(使用感熱紙列印發票才需要準備)
  • 共通性載具條碼讀取設備證明文件(有實體店面者需準備)
  • 電子發票載具發行機構核准證明(自建系統者才需要準備)
  • 電子發票加值中心事務委任書(自建系統者免附)

4.取得字軌並上傳到電子發票系統

完成字軌的申請之後,到電子發票服務整合平台註冊帳號、密碼,即可取得字軌取號權限並下載字軌,接著將字軌上傳到加值中心或自建的系統,就能執行電子發票的開立、折讓及作廢等動作。

電子發票申請的步驟複雜,要準備的相關文件也很多,有些文件自行準備的難度很高,不小心出錯會造成很多不必要的麻煩,如果不熟悉電子發票的申請方法,建議選擇有申請字軌服務的電子發票加值中心,協助完成複雜的申請步驟。
 

電子發票加值中心是什麼?挑選4大重點,搞定電子發票系統

電子發票加值中心挑選
多數企業使用電子發票時,都會尋求電子發票加值中心的協助,除了簡化申請流程之外,還能提供很多管理上的便利,接下來為你介紹電子發票加值中心及挑選4大重點,幫助你選擇合適的電子發票加值中心。

電子發票加值中心可以提供什麼服務?

使用電子發票時,無論是開立、作廢、註銷或是未使用的號碼,都要使用財政部規定的格式(XML)上傳,且上傳資料也有時間限制,如果錯過上傳時間或是上傳資料錯誤,很容易造成稅務問題,因此通常需要一套完整的資訊系統來處理電子發票資料,而電子發票加值中心就是提供上述資料管理的服務,省去企業自建系統的大量成本,並簡化處理程序,輕鬆搞定電子發票系統。

掌握4大重點,選擇合適的電子發票加值中心

全國有超過100家政府核可的電子發票加值中心,每一家提供的系統和服務都不太一樣,挑選時應該注意以下4大重點:

1.資料正確性

電子發票的資料處理工作複雜,如果系統的設計不良,很容易產生資料上傳錯誤的問題,進而衍生稅務處理不當的意外,除了精準掌握資料的上傳時間之外,也要注意稅率的問題,申請時建議詢問資訊的錯誤率,以及能否處理免稅等相關稅務,如果電子發票加值中心無法給出明確的數據,也可以詢問其他客戶的使用體驗,作為選擇的參考。

2.系統整合問題

如果企業本身已經有會計、進出貨、POS等系統,就要考慮系統整合的問題,將各項系統的資料整合在一起,才能提升作業效率,系統整合的方法主要有程式串接及資料匯入2種,根據企業原先使用的系統不同,適合的方法也不一樣,建議使用前先進行詳細的評估。

3.系統使用的便利性

對然便利性的判斷依據相對主觀,但主要可以透過以下4點當作判斷依據:

  • 是否需要另外下載軟體:有些電子發票加值中心可以提供雲端介面服務,有些則要另外下載軟體,使用雲端操作較容易在不同裝置之間轉換。
     
  • 操作介面是否簡單明瞭:操作介面的設計及功能安排都會影響操作的順暢度,最好能夠讓使用者快速找到需要的功能。
     
  • 是否需要手動處理資料:有些系統需要手動操作字軌配號,以及空白發票號上傳的工作,除了操作上比較麻煩之外,人工操作也會增加出錯的機率。
     
  • 是否有防呆功能:輸入資料時如果能偵測資料的正確性,可以有效降低錯誤率,例如輸入客戶統編時,自動顯示客戶的基本資料,方便使用者核對公司名稱。
4.附加服務

除了上述的3個考量因素之外,有些電子發票加值中心還能提供訂單管理、商品管理、CRM等系統服務,讓你在導入電子發票系統的同時,整合企業的作業系統,提升作業效率並降低人力成本。
 

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  1. 電子發票資格申請代辦:只需填寫申請書,由ECFIT為你處理申請電子發票的複雜程序。
  2. 線上開立電子發票:電子發票開立、作廢、折讓等作業都能在線上直接完成,還有E-mail通知功能。
  3. 以量計價的客製化服務:開立發票需求較小的企業,可以根據開立發票的數量來收費,開越多越便宜。
  4. 串連及資料匯入服務:支援匯入檔案、API串接及手動輸入資料等服務,方便企業處理發票資料。

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